En las organizaciones donde los contratistas son parte esencial de la cadena de valor o están involucrados en el mantenimiento y mejora de instalaciones, una gestión adecuada resulta crucial. Por ello, hoy en Codess te traemos un enfoque estructurado para optimizar la relación con contratistas, cubrir aspectos de seguridad y productividad, y minimizar riesgos. ¡Acompáñanos!
¿Qué es la gestión de contratistas en empresas?
La gestión de contratistas implica supervisar, controlar y optimizar el trabajo de los contratistas que colaboran con tu empresa. Estos pueden ser empleados externos que contribuyen a proyectos específicos, mantenimiento, o soporte a la infraestructura física y procesos de la organización.
¿Por qué es importante la gestión de contratistas?
- Cumplimiento legal y regulatorio: la contratación de servicios externos implica obligaciones legales que es esencial cumplir para evitar sanciones.
- Seguridad y prevención de riesgos: la gestión adecuada permite establecer protocolos de seguridad que protejan tanto a los contratistas como al personal interno.
- Optimización de recursos y resultados: la administración eficiente mejora la calidad y el tiempo de respuesta de los servicios contratados.
- Fortalecimiento de la cadena de valor: los contratistas pueden aportar valor si su trabajo está alineado con los objetivos de la empresa.
¿Cómo gestionar a los contratistas en su empresa?
1. Definir el rol y los objetivos de los contratistas
Antes de contratar, establece claramente las funciones que el contratista realizará, los resultados esperados, y cómo su labor contribuirá a los objetivos empresariales. Esta claridad en los roles y responsabilidades es esencial para un proceso de gestión efectivo.
2. Seleccionar a los contratistas adecuados
Evalúa la experiencia, reputación y competencias de los contratistas. Considera solo a quienes tengan historial comprobado en proyectos similares y puedan adaptarse a los estándares de calidad y seguridad de tu empresa.
3. Formalizar contratos y documentación
Cada contrato debe incluir:
- Términos y condiciones de trabajo.
- Normas de seguridad y calidad aplicables.
- Responsabilidades y expectativas claramente definidas.
Contar con la documentación completa también facilita la supervisión y el cumplimiento de normas legales.
4. Implementar protocolos de seguridad y capacitación
La seguridad es clave en la gestión de contratistas, especialmente en sectores industriales. Implementa protocolos y brinda capacitación para que los contratistas conozcan las políticas de seguridad y actúen en consecuencia.
5. Supervisar y evaluar el desempeño
Establece indicadores de desempeño (KPIs) para medir la eficacia y calidad del trabajo de los contratistas. Estas métricas te permitirán identificar áreas de mejora y garantizar que se cumplan los estándares de la empresa.
6. Promover una comunicación transparente
Facilita un canal de comunicación constante con los contratistas. Una comunicación efectiva previene malentendidos, asegura que las tareas se cumplan en tiempo y forma, y permite un flujo de retroalimentación continua.
7. Realizar evaluaciones periódicas
Revisa el trabajo de los contratistas con regularidad. Estas evaluaciones te ayudarán a identificar si se están cumpliendo los objetivos y a realizar ajustes en caso necesario para optimizar la relación laboral.
Amplía tu conocimiento con: ¿Qué es un contratista?: descubre su rol en la seguridad social
¿Cuándo implementar la gestión de contratistas?
Antes de iniciar proyectos críticos o de gran envergadura
Antes de empezar cualquier proyecto de gran magnitud o crítico para la empresa, como ampliaciones de planta, instalaciones de maquinaria, o desarrollos de infraestructura, es clave establecer un sistema de gestión de contratistas. Esto asegura que se cumplan los estándares de calidad y seguridad desde el primer momento.
Al integrar contratistas en la cadena de valor
Cuando los contratistas desempeñan funciones esenciales dentro de la cadena de valor (como proveedores de servicios de mantenimiento, logística o producción), la gestión se vuelve necesaria para monitorear su desempeño y su cumplimiento de los requisitos de la empresa.
Cuando existen requisitos regulatorios y de seguridad laboral
En industrias reguladas o de alto riesgo (como construcción, manufactura, energía, etc.), las leyes y normativas exigen que las empresas tengan procesos para controlar, supervisar y asegurar el trabajo de contratistas.
Si se detectan inconsistencias en el desempeño
Si se han experimentado problemas con contratistas en términos de calidad de trabajo, seguridad o puntualidad, un sistema formal de gestión puede ayudar a establecer criterios de evaluación y seguimiento más precisos.
Durante la expansión o reestructuración de operaciones
En procesos de expansión o reestructuración, puede ser necesario contar con más contratistas. Una gestión adecuada en este momento garantiza que todos los nuevos colaboradores externos estén alineados con los valores, normas y objetivos de la empresa.
Cuando es necesario reducir costos y optimizar recursos
Un sistema de gestión bien implementado permite optimizar la asignación de tareas, controlar los tiempos de trabajo y reducir costos innecesarios asociados a tareas repetitivas o ineficientes.
Toma el control y protege tu empresa con Codess
En Codess te ofrecemos un programa integral de gestión de contratistas diseñado para maximizar la seguridad, optimizar tus recursos y asegurar el cumplimiento de normativas laborales. Con nuestro programa, podrás:
- Garantizar el cumplimiento de aportes parafiscales
- Gestionar eficazmente los riesgos laborales de tus contratistas
- Evaluar la calidad del contratista en seguridad y salud en el trabajo
- Optimizar tus recursos y controlar la accidentalidad
- Contar con un blindaje legal ante posibles inconvenientes
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